Beitrag von Monique Honegger, Gründerin und Leiterin des Schreibzentrums der PH Zürich sowie Beraterin und Dozentin für Dozierende und Studierende
und Alex Rickert, Dozent an der PH Zürich und Mitarbeiter im Schreibzentrum.
Ein klassischer Tag: Lehrveranstaltungen wechseln sich mit Sitzungen und Zweiergesprächen ab. Parallel pulsiert die Mailbox. Wir verfassen und beantworten Mails, treffen Entscheidungen, leiten Studierende durch Lernprozesse. Schriftlich führen geschieht immer – aber führt nicht immer zum Ziel. Mit ein paar Tricks gelingt das Führen auch schreibend: Sie helfen, führungsstarke Mails zu verfassen und sich bewusst zu werden, wann man befiehlt, empfiehlt oder beratet.
Auch beim Schreiben führungsstark sein: Sieben Empfehlungen
Wenn sie führen, legen viele Dozierende Wert auf das persönliche Gespräch. Dialoge sind eher ihr Stil, weil sie persönlicher und flexibler sind. Sie vermeiden so erstens Missverständnisse, zweitens sparen sie Zeit und drittens verhindern sie, dass – gerade bei kritischen Themen – Geschriebenes später gegen sie verwendet werden kann. Andere Dozierende dagegen erleben das Schreiben als effizienter: Direktheit, Präzision, Zeitersparnis und Verbindlichkeit sind für sie die Vorzüge des Schriftlichen.
Jenseits dieser Präferenzen sind freilich alle Dozierenden sowohl mündlich als auch schriftlich gefordert. Genauso wie das Führen mittels Gesprächen trainierbar ist, ist auch das schreibende Führen lern- und optimierbar. Etwa durch die sieben Empfehlungen für führungsstarke E-Mails:
- Schreiben Sie zuerst drauflos, dann aufräumen, erheblich kürzen, Zentrales (z.B. Anweisungen oder Beschlüsse) an den Anfang und in den Betreff.
- Beim Überarbeiten umräumen und gliedern. Entscheidung, Weisung, Empfehlung, Auswahlmöglichkeit am Anfang. Begründungen am Schluss anbringen und zusätzliches Gespräch anbieten.
- Bei erhöhtem Puls und Ärgergefühlen lieber nicht viel und verärgert schreiben, sondern auf Klärungsbedarf hinweisen oder 12 Stunden warten.
- Weisungstexte anderen Personen zum Gegenlesen geben.
- Salopp oder überformell formulierte Mails nicht persönlich nehmen. Schlagen Sie in der Antwort einen «mittleren» Ton an. Das beruhigt.
- Die Absicht muss klar sein. Was ist Befehl, was wird empfohlen, was kann ausgewählt werden?
Empfehlen, beraten oder befehlen?
Mails von Studierenden appellieren an uns und wir wissen nicht, wie antworten. Empfehlen, beraten oder befehlen? Ein Student schreibt:
Könnten Sie mir bitte noch einige Hinweise auf aktuelle Fachliteratur zum Thema XY geben? Ich wäre sehr dankbar. 😀
Bei fachlichen Anfragen erwähnen Studierende meist nicht, ob sie Beratung oder Instruktion wollen. Eine Frage veranlasst Dozierende oft dazu, eine präzise Antwort zu geben. Diese Antwort wiederum verstehen Studierende meistens als Befehl und nicht als Empfehlung. Angesichts der Hierarchie vergessen sie, dass eine Antwort beratend gemeint sein kann und sie in vielen Fällen selber entscheiden.
Wir Dozierenden unsererseits meinen häufig, Studierende zu beraten, dabei leiten wir sie entschieden zu einem ganz konkreten Ziel, das unseren Vorstellungen entspricht. Später beim Beurteilen nehmen wir es Studierenden übel, wenn sie unsere «beratenden Gedanken» nicht wirklich umgesetzt haben.
Konkret: Es lohnt sich, beim Antworten auf stoffliche Fragen schriftlich zu betonen, was eindeutige Auflagen oder obligatorische Grundlagen sind und was wir dem Gegenüber zur Entscheidung oder persönlichen Horizonterweiterung empfehlen.
Wenn Studierende pokern, spielen Sie mit!
Drei Minuten vor der Abgabe-Deadline eines Leistungsnachweises kommt eine Mail einer Studentin: «Anbei mein Leistungsnachweis. Ich hoffe, dass ist für Sie so in Ordnung». Angehängt ist eine Arbeit, bei der die Dozentin schon beim ersten Augenschein die Nase rümpft.
Es kommt vor, dass Studierende – aus Not oder aus mangelndem Elan –schludrige oder ungenügenden Arbeiten abgeben und hoffen, die Dozierenden mögen ein Auge zudrücken. Das verlangt von uns Dozierenden, dass wir einen formalen Entscheid treffen. Dieser ist jedoch nicht immer nötig. Häufig können wir Studierenden den Ball zurückspielen und uns von Ihnen einen Vorschlag erbeten.
In Antworten auf solche Mails empfehlen sich anmoderierende Sätze in drei Tonlagen:
Freiwillig:
Ich empfehle…; Ich schlage Ihnen drei Möglichkeiten vor…
Obligatorisch:
Damit Sie den Leistungsnachweis bestehen, ist es unabdingbar…; Wenn Sie eine gute Leistung erbringen wollen, müssen Sie…; Es ist klar, dass ich Ihren Leistungsnachweis nicht…
Mischform:
Ihr Leistungsnachweis überzeugt nicht ganz. Ich biete Ihnen drei Möglichkeiten, damit umzugehen:
1. Sie akzeptieren eine ungenügende Beurteilung (keine weiteren Arbeiten nötig)
2. Sie optimieren die Arbeit an drei Stellen (Siehe Beurteilungsbogen)
3. Sie wählen ein neues Thema und geben ein Semester später ab, damit eröffnen sich Ihnen nochmals alle Möglichkeiten für einen neuen Lernprozess.
Bitte teilen Sie mir bis am 3.1. mit, wie Sie vorgehen wollen. Wenn ich nichts von Ihnen lese bis dann, gehe ich davon aus, dass Sie Variante a) gewählt haben.
Tippfehler versus kommunikative Relevanz
Es ist abhängig von Führungs- und Schriftlichkeitskultur, ob und wann wir uns als Führende Tippfehler leisten. Es lohnt sich mitunter, weniger Zeit zu verwenden, um Tippfehler herauszunehmen, und sich dafür darüber klar zu werden, ob die Mail nun als Empfehlung, Befehl, Ratschlag oder Rückfrage gemeint ist. Bei schnellen Mailwechseln hat das kommunikative Grundanliegen die zentrale Relevanz. Uns bekannte Personen sind dankbar für Klarheit, die sich in Prägnanz und inhaltlicher Strukturierung zeigt. Zwei Tippfehler sind dabei verzeihbar. Hauptsache die Führungsabsicht kommt an.
Wünschen Sie noch mehr Tipps zum Thema effizientes Schreiben im Führungsalltag? Monique Honegger und Alex Rickert leiten an der PH Zürich einen Kurs zu «Schreibend führen», der auch für Hochschulangehörige zugänglich ist. Monique Honegger ist am ZHE auch als Kursleiterin tätig: Arbeiten von Studierenden begleiten und beurteilen startet zum nächsten Mal anfangs 2018.
Redaktion: ZBU, TZM
